Du changement pour les sociétés de droit commun – Quelles conséquences pour vous ?

Les trois modifications majeures sont les suivantes : les sociétés de droits commun devront changer de dénomination juridique. On parlera à l’avenir de « sociétés simples ». Les sociétés (existantes et à venir) devront obligatoirement s’enregistrer à la Banque-Carrefour des Entreprises et elles seront assujetties à la loi comptable et devront dès lors tenir une comptabilité.

En résumé, voici les nouvelles obligations qui vous incombent (voyez ci-dessous pour plus de détails):

• la modification des statuts de votre société à partir du 1er novembre 2018 par le biais d’un PV d’assemblée générale en vue de prendre le nom de société simple. Pareto peut vous aider à cet effet ;
• immatriculer votre société à la Banque Carrefour des Entreprises d’ici le 1er mai 2019 avec l’aide de votre notaire ou de votre comptable ;
• une fois votre numéro d’entreprise acquis, insérer celui-ci sur tous les documents émanant de votre société simple à partir du 1er novembre 2018 ;
• tenir une comptabilité simplifiée avec l’aide de votre comptable (à tout le moins la première année).

Dorénavant considérée comme une « entreprise » en tant que telle, la société de droit commun sera dorénavant obligée de s’inscrire à la Banque-Carrefour des Entreprises, banque de données du SPF Économie qui reprend toutes les données de base des « entreprises » dont seules certaines sont accessibles au public. L’article III.17 du Code de droit économique prévoit que les informations suivantes devront être transmises en vue de l’inscription :
1° le nom, la dénomination ou la raison sociale;
2° la désignation précise des différentes adresses, le cas échéant, du siège social de l’entreprise et des différentes unités d’établissement en Belgique;
3° la forme juridique;
4° la situation juridique;
5° la date de création et la date de cessation de l’entreprise ou de l’unité d’établissement;
6° les données d’identification des fondateurs, mandataires et fondés de pouvoir;
7° les activités économiques exercées par l’entreprise;
8° les autres données d’identification de base qui doivent être fournies au moment de la création de la personne morale ou en application du Chapitre 2;
9° la mention des autorisations, licences, agréments, dont dispose l’entreprise ou les qualités pour lesquelles cette dernière est connue auprès des différentes autorités, administrations et services et, le cas échéant, le suivi des demandes y relatives;
10° le cas échéant, la référence au site internet de l’entreprise, son numéro de téléphone, de fax ainsi que son adresse électronique ;
11° les données relatives au(x) compte(s) bancaire(s) de l’entreprise.

Il nous semble important de vous informer que bien que les numéros de compte devront être mentionnés, les montants des apports ne sont quant à eux pas visés par cette liste. Le dépôt des statuts ne paraît pas non plus requis.
Les sociétés devront mentionner le numéro d’entreprise dans tous les actes, factures, annonces, communications, lettres, ordres et autres pièces émanant de la société simple. Ces documents devront également mentionner la domiciliation ainsi que le numéro d’au moins un compte dont la société simple est titulaire.
En cas de défaut d’immatriculation, des sanctions pénales sont prévues.

Votre expert-comptable ou votre notaire pourra vous aider dans cette démarche. Notez toutefois qu’il ne vous sera possible de passer par le guichet des entreprises à cet effet qu’à partir du 1er novembre 2018.

La réforme législative rend les organisations dépourvues de la personnalité juridique soumises à l’obligation comptable dès qu’elles sont constituées en vertu du droit belge. Les sociétés de droit commun devront par conséquent tenir une comptabilité.
Le droit comptable prévoit qu’une société dont le chiffre d’affaires annuel ne dépasse pas 500.000 € pourra en principe se limiter le gérant à la tenue d’une comptabilité simplifiée.
L’obligation de tenir une comptabilité simplifiée a pour conséquence la tenue d’un livre des ventes (aperçu de vos factures), un livre des achats (liste des dépenses), un journal financier et bancaire (transactions au comptant et transactions effectuées via un compte bancaire) ainsi qu’un livre d’inventaire annuel (description des avoirs, créances, dettes et obligations).
Notons par ailleurs que les sociétés simples ne seraient pas tenues de déposer leurs comptes annuels ni de les publier.
En cas de défaut à cette obligation, aucune sanction pénale n’est prévue.

Le recours aux services d’un comptable n’est pas obligatoire mais il pourrait être intéressant d’y faire appel pour la première année afin qu’il puisse vous aider dans la correcte tenue de votre comptabilité.

Entrée en vigueur

La réforme du droit des entreprises entrera normalement en vigueur le 1er novembre 2018. Toute société simple constituée à partir de cette date sera obligatoirement directement soumise aux modifications détaillées ci-dessus.
Les sociétés existantes et ayant débuté leurs activités avant le 1er novembre 2018 bénéficient toutefois d’une période plus longue en vue de s’adapter aux nouvelles obligations qui leur incombent :

• elles auront jusqu’à la fin avril 2019 pour s’enregistrer à la Banque-Carrefour de Entreprises ;
• l’obligation comptable ne sera d’application qu’à partir de l’année comptable 2020.

Attention toutefois : la loi dispose expressément que le Roi a la possibilité d’avancer les dates ci-dessus mentionnées. Afin d’éviter d’avoir à agir dans l’éventuelle précipitation, nous ne pouvons dès lors que vous conseiller de prendre dès aujourd’hui les mesures nécessaires en vue de vous conformer à vos nouvelles obligations.